So geht moderner Bürgerservice

Drei Kommunen, drei digitale Initiativen – und eine gemeinsame Auszeichnung: Baindt, Bad Schussenried und Meßstetten wurden mit dem Siegel des Digital Awards 2025 in der Kategorie „Städte und Gemeinden unter 100.000 Einwohnern“ gewürdigt. Damit treten sie im Rennen um den Digital-Award an, der bei der Messe Kommunale im Oktober (siehe Seite 20) vergeben wird. Sie stehen stellvertretend für eine neue Generation in den Kommunen, die den Digitalisierungsstau im Land nicht nur beklagen, sondern auflösen möchte.  

Ihre innovativen Ansätze greifen viele Punkte auf, die auch der Abschlussbericht der „Initiative für einen handlungsfähigen Staat“ jüngst betonte: mehr Eigenverantwortung, bessere Infrastruktur, digitale Prozesse und klare Führungsentscheidungen vor Ort. Die Forderung ist eindeutig – und aktueller denn je: In ihrem Abschlussbericht mahnt die Initiative unter der Schirmherrschaft von Bundespräsident Frank-Walter Steinmeier eine tiefgreifende Verwaltungsreform an. „Würde nur die Hälfte dieser Vorhaben umgesetzt, wäre dieses Land ein anderes Land“, schreiben die vier Initiatoren Julia Jäkel, Thomas de Maizière, Peer Steinbrück und Andreas Voßkuhle. Im Zentrum der Empfehlungen: mehr digitale Prozesse, Modellkommunen mit Pioniercharakter – und eine neue Fehler-, Führungs- und Servicekultur im öffentlichen Sektor. 

Die Staatsmodernisierung, so das Credo der Initiative, ist kein Projekt für einzelne Ministerien – sie muss als Gemeinschaftsaufgabe verstanden werden. Bund, Länder und Kommunen sollen an einem Strang ziehen. Denn was auf Bundesebene oft zäh wirke, funktioniert im Kleinen oft schon überraschend gut. Wie das konkret aussehen kann, machen die praxisnahen Digitalprojekte der drei Kommunen deutlich. 

Baindt: Die ersten beim digitalen Gewerbesteuerbescheid  

Was für Unternehmen nur ein schneller Klick ist, war für die Gemeinde Baindt ein aufwändiges Pilotprojekt mit Vorbildfunktion: Seit September 2024 kann dort der Gewerbesteuerbescheid vollständig digital zugestellt werden – als erste Kommune im Land und eine der ersten bundesweit. Der gesamte Prozess, von der Übermittlung der Steuerdaten über die Kämmerei bis hin zur Zustellung im Postfach des Unternehmens, läuft nun papierfrei. 

Möglich wurde das durch die Kooperation mit verschiedenen Softwareanbietern und dem Finanzamt Ravensburg. Auch ein lokaler Steuerberater war beteiligt. Der Clou: Baindt geht über die Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes (OZG) hinaus und bietet nicht nur einen digitalen Eingangskanal, sondern auch einen vollständig digitalen Rückkanal. Ein Beispiel dafür, wie es laut Staatsreform-Initiative gehen soll: nicht nur digitalisieren, sondern Prozesse neu denken – medienbruchfrei und nutzerfreundlich. 

„Für unsere Unternehmen wie für die knapp 5.500 Einwohnerinnen und Einwohner der Gemeinde wollen wir immer mehr Verwaltungsprozesse online anbieten“, sagt Bürgermeisterin Simone Rürup. Die Gemeinde setzt darauf, dass viele Gewerbetreibende nun vom Angebot Gebrauch machen – etwa über das ELSTER-Portal oder direkt über die Kommune. Der Gewinn: Zeit, Ressourcen – und ein Verwaltungserlebnis, das dem digitalen Zeitalter entspricht. 

Bad Schussenried: Akten mobil per App 

Papierstapel ade – in Bad Schussenried geht die Verwaltung mit der Zeit und nimmt das Dokumentenmanagementsystem (DMS) kurzerhand mit aufs Handy. Mit der Einführung der regisafe-App können Mitarbeitende des Bauhofs und Bauamts ab sofort auch unterwegs auf relevante Dokumente zugreifen: Pläne, Bescheide, Fotos oder E-Mails stehen jederzeit bereit. Neue Unterlagen lassen sich direkt vor Ort erfassen und ins System hochladen – ein enormer Effizienzgewinn für den Außendienst. 

Der mobile Zugriff beschleunigt Prozesse, vermeidet unnötige Wege und verbessert die Abstimmung bei Ortsterminen. Auch Bürgermeister und Amtsleitung nutzen die App regelmäßig – etwa bei Gesprächen mit Bürgerinnen und Bürgern oder auf Baustellen. Die nächste Ausbaustufe ist bereits geplant: Arbeitsaufträge im Bauhof sollen künftig digital verteilt und nach Erledigung quittiert werden. 

„Wir wollen eine Verwaltung, die nicht nur digital denkt, sondern auch mobil arbeitet“, heißt es aus dem Rathaus. Die App ist dabei kein nettes Zusatztool, sondern ein integraler Bestandteil der Digitalstrategie. Sie macht die Verwaltung flexibler, reduziert Medienbrüche und verbessert letztlich auch den Bürgerservice. In Zeiten von Fachkräftemangel, Homeoffice und steigenden Bürgererwartungen sei dieser Schritt besonders wichtig.  

Meßstetten: Digitalstrategie mit Herz 

Wenn Digitalisierung keine Pflichtaufgabe, sondern ein Herzensanliegen ist, entstehen Projekte wie in Meßstetten. Seit Januar 2024 verfügt die Stadt über eine eigene Stabsstelle Digitalisierung, direkt dem Bürgermeister unterstellt. Geleitet wird sie von Diana Härter, Diplom-Medieninformatikerin und seit Jahren im Rathaus aktiv. Unterstützt wird sie seit Mai von Informatiker Ralf Strienz. Zusammen bauen sie die Verwaltung Stück für Stück in Richtung Zukunft um – technisch, personell und strukturell. 

Die Liste der Projekte ist lang: Einführung der E-Akte, neue Notebooks für alle Mitarbeitenden, servergestützte IT-Infrastruktur, smarte Mülleimer, Onlineformulare, Kita-App, digitales Fundbüro, elektronische Rechnungseingänge, Terminvergabe per Webformular. Bereits jetzt sind 150 Verwaltungsleistungen online auffindbar, bei 21 davon ist ein digitaler Antrag möglich – Tendenz steigend. 

Auch der Bildungsbereich wird mitgedacht: Schulungen für Mitarbeitende, digitale Angebote für Bürgerinnen und Bürger, Unterstützung der Schulen bei der IT-Ausstattung. Damit geht Meßstetten über den Tellerrand hinaus und versteht Digitalisierung als Querschnittsaufgabe für Verwaltung, Bildung, Mittelstand und Gesellschaft. 

Dabei bleibt das Thema Sicherheit nicht auf der Strecke. Regelmäßige Schulungen, IT-Notfallplanung und Cyberschutz sind feste Bestandteile der Strategie.  

Gewinner, Finalisten und Siegelträger

Die Entscheidungen zum DIGITAL-Award 2025 liegen inzwischen vor – und gleich mehrere der im August porträtierten Kommunen konnten überzeugen. Baindt, Bad Schussenried und Meßstetten erhielten jeweils das SIEGEL in der Kategorie „Städte und Gemeinden unter 20.000 Einwohnenden“. Damit wurde ihre Arbeit nicht nur gewürdigt, sondern offiziell als vorbildlich eingestuft.

Der Gesamtsieg in dieser Kategorie ging an Kloster Lehnin. Die Kommune setzte sich mit ihrer vollständig medienbruchfreien Antragsbearbeitung durch – ein Projekt, das zeigt, wie klar strukturierte digitale Prozesse den Verwaltungsalltag verändern können.

Auch die Finalisten verdienen einen Blick: Bad Soden-Salmünster punktete mit einer praxisnahen KI-Potenzialanalyse, die Verwaltungsteams entlastet und strategische Entscheidungen ermöglicht. Markt Weisendorf überzeugte mit einem breiten Digitalportfolio – vom digitalen Zwilling über Verkehrssensorik bis hin zu smarten Baumsensoren. Beide Kommunen zeigen, wie Digitalisierung im Alltag wirkt, wenn technische Lösungen konsequent mit Verwaltungsprozessen verzahnt werden.

In den weiteren Kategorien siegten Nürnberg (über 20.000 Einwohner) und Darmstadt-Dieburg (Landkreise und Behörden). Sie stehen für das Prinzip des Wettbewerbs: gute Ideen sichtbar machen – und zeigen, was möglich ist, wenn Kommunen mutig vorangehen.