Messenger-Sprechstunde in Laudenbach
© Gemeinde Laudenbach

Messenger-Sprechstunden - Chatten mit dem Bürgermeister

Unkompliziert, niedrigschwellig, einfach in der Handhabung: Die Bürgersprechstunde per Messenger-Dienst hat viele Vorteile. Die Bürgermeister Benjamin Köpfle aus Laudenbach und David Faulhaber aus Dossenheim erklären im Gespräch mit die:gemeinde, was sie dazu bewogen hat, per Smartphone mit den Bürgern ins Gespräch zu kommen.

Die Pandemie gibt der Digitalisierung einen Schub. Was zunächst eine Vermutung war, hat sich im vergangenen Jahr immer mehr zu einer gesicherten Erkenntnis entwickelt. Dieser Schub ist auch in den Rathausspitzen deutlich erkennbar. Zum Beispiel in Form einer Sprechstunde per Messenger-Dienst. „Ich bin seit Februar 2020 im Amt. Angeboten habe ich die WhatsApp-Sprechstunde erstmals im April, natürlich auch unter dem Eindruck der Corona-Pandemie“, sagt Benjamin Köpfle, Bürgermeister von Laudenbach. Insgesamt nähmen die Bürger das Angebot seither gut an. Innerhalb der 60 Minuten kämen stets zwischen zehn und 25 Bürgerfragen über den Messenger-Service auf sein Diensthandy, sagt Köpfle. 

Soziale Medien erreichen die Mehrheit der Bürger

Die Sprechstunde bietet Köpfle nicht in regelmäßigen Intervallen an, sondern immer dann, wenn er das Gefühl hat, dass Bedarf besteht. Die Termine kündigt er vier oder fünf Tage vorher auf verschiedenen sozialen Netzwerken wie Instagram und Facebook an. Am Tag vor der Sprechstunde folgt dann noch eine Erinnerung.

Auf sozialen Netzwerken erreichen wir natürlich auch die Zielgruppe, die WhatsApp nutzt. Im Mitteilungsblatt steht die Ankündigung beispielsweise nicht drin.

Benjamin Köpfle, Bürgermeister der Gemeinde Laudenbach

Benjamin Köpfle über Messenger-Sprechstunden

Die Zielgruppe, von der Köpfle spricht, ist längst keine Nischengruppe mehr. Ganz im Gegenteil: Laut Global Web Index ist die zum Facebook-Konzern gehörende Plattform mittlerweile das meistgenutzte soziale Medium in Deutschland. Knapp 80 Prozent aller Deutschen zwischen 16 und 64 Jahren gaben im Rahmen einer Befragung im Januar an, den Dienst im vergangenen Monat mindestens einmal genutzt zu haben. Es folgen YouTube (74,8), Facebook (60) und Instagram (46,9). Bei den 18- bis 29-Jährigen liegt der Anteil einer Erhebung von 2019 zufolge gar bei 97 Prozent. 

Messenger-Sprechstunden meist respektvoll und freundlich

Kein Wunder also, dass Bürgermeister sich die Plattform zunutze machen. Die Sprechstunde selbst findet oft zu „untypischen Rathauszeiten“ statt, wie Benjamin Köpfle sagt. Zum Beispiel in der Mittagspause zwischen zwölf und eins. Der offizielle Rahmen der Sprechstunde hat laut Köpfle den Vorteil, dass sich Bürger und Bürgermeister – entgegen manchem Vorurteil gegen soziale Netzwerke – respektvoll und freundlich begegnen. „Wenn ich unter falschem Namen einen Facebook-Kommentar schreibe, ist das natürlich etwas anderes, als direkt im Rahmen einer Sprechstunde auf das Handy des Bürgermeisters zu schreiben mit der Hoffnung, auch eine Antwort zu erhalten. Auf Beschimpfungen würde ich auch gar nicht eingehen“, sagt Köpfle. 

Fragen von Kita-Öffnungszeiten bis Verkehrssicherheit

Ähnliche Erfahrungen hat David Faulhaber gemacht. Der Bürgermeister von Dossenheim hat es Benjamin Köpfle gleichgetan, auch er bietet Sprechstunden über WhatsApp an.

Der Umgangston in der WhatsApp-Sprechstunde ist erfreulicherweise ebenso wertschätzend, wie ich ihn im persönlichen Umgang mit den Bürgern erlebe. Das Themenspektrum ist recht breit. Das ist aber auch so gewünscht. Die Bürger sollen ja ansprechen, was ihnen auf der Seele liegt. Das geht von Themen der Verkehrssicherheit bis zu kleineren Vorschlägen für die Verwaltung.

David Faulhaber, Bürgermeister der Gemeinde Dossenheim

David Faulhaber über Messenger-Sprechstunden

So auch in Laudenbach. Dort hätten sich die Bürgerfragen anfangs naturgemäß auf die Pandemie konzentriert. Insgesamt fragten die Menschen aber „querbeet“, so Köpfle: Es tauchen Fragen zu Bildung auf, zu Kindergartenöffnungszeiten oder zu Bauprojekten.

Messenger-Dienste ermöglichen niedrigschwelligen Austausch

Anlass für die digitale Sprechstunde hat zwar die Pandemie gegeben. Gleichwohl glaubt Benjamin Köpfle, dass er das Projekt auch ohne Corona aufs Gleis gesetzt hätte. „Es ist eine sehr direkte Art der Kommunikation – viele Menschen nutzen die App ganz selbstverständlich im Alltag“, so der Laudenbacher Bürgermeister. Man müsse es als zusätzliches Angebot zu den klassischen Kontaktwegen zwischen Bürgermeister und Bürgern sehen wie die persönliche Sprechstunde, E-Mail oder Facebook. Apropos Facebook: Auch hier ist Köpfle aktiv. Trotzdem hat er sich für WhatsApp als präferierten Kanal entschieden. Warum? „Natürlich erhalte ich auch auf anderen sozialen Netzwerken Anfragen, die ich beantworte oder gegebenenfalls im Haus weitergebe. WhatsApp ist einfach das gängigste Messenger-System. Die meisten, die es auf dem Smartphone installiert haben, nutzen es unzählige Male am Tag.“ Ein Vorteil sei außerdem, dass das Medium niedrigschwellig sei. So würden vor allem jüngere Bürger Anliegen vortragen, die ihnen in einem anderen Kontext vielleicht zu banal erscheinen würden oder die Hemmungen haben, in eine Sprechstunde zu kommen. 

Messenger-Sprechstunden sind meist kürzer und formloser

David Faulhaber drückt es so aus: „Für WhatsApp haben wir uns entschieden, da ich dort sein möchte, wo unsere Bürger ebenfalls sind.“ Und weiter: „Mit der WhatsApp-Sprechstunde wollten wir ein niedrigschwelliges Kommunikationsangebot für die Bürger schaffen. Es muss kein Termin vereinbart werden, sondern man kann mir in den zwei Stunden einfach schreiben, was einem auf dem Herzen liegt. Sie müssen dafür nicht ins Rathaus kommen, sondern können es bequem von zuhause oder in einer Arbeitspause erledigen.“ Faulhaber sagt, es sei ihm ein Anliegen, dass sich die Bürger an ihn wenden könnten. „Die WhatsApp-Sprechstunde ist hierbei ein wichtiger Baustein neben meinen Marktgesprächen, der Terminvergabe und weiteren persönlichen Gesprächen.“ Zwar seien die Unterhaltungen kürzer und formloser. „Das ist aber auch das Schöne an der Nutzung vieler Kommunikationswege“, sagt Faulhaber. 

Datenschutz muss gewahrt bleiben

Kommen sensible Themen mit personenbezogenen Daten auf – etwa, wenn es um konkrete Konflikte mit Nachbarn geht – verweist Benjamin Köpfle darauf, dass man das doch am besten im direkten Gespräch klärt. Grundsätzlich löscht er die Nummern der Bürger, die ihm schreiben, nach jeder Sprechstunde wieder vom genutzten Handy. In Dossenheim wird die Sprechstunde mitsamt einer Datenschutzerklärung angekündigt.  „In Form eines Begrüßungstextes, der automatisiert versandt wird, erfolgt nochmals vor jedem ‚virtuellen Gespräch‘ eine diesbezügliche Sensibilisierung. Die Nummern und Textinhalte der Bürger werden nach der Sitzung selbstverständlich alle gelöscht“, sagt David Faulhaber.