Klare Strategie für ‚digitales Rathaus‘ gefordert

In einem Positionspapier formuliert der Gemeindetag ein Zielbild für das ‚digitale Rathaus‘ der Zukunft, definiert organisatorische Maßnahmen, Basis-, Aufbau- und ergänzende Maßnahmen und stellt an Bundes- und Landespolitik sowie weitere Partner klare Erwartungen für eine umsetzungsorientierte Strategie. 

Hierzu erklärt der Präsident des Gemeindetags, Steffen Jäger: „Wir brauchen auch bei der Betrachtung des Status Quo der digitalen Transformation unserer Rathäuser Mut zur Wahrheit: Die Digitalisierung der Verwaltung ist in Deutschland noch keine Erfolgsgeschichte. Wir benötigen vielmehr eine ganzheitliche Strategie und ein gemeinschaftliches Handeln, um die internen Prozesse und Verwaltungsdienstleistungen vollständig und medienbruchfrei zu digitalisieren. Schritt für Schritt und sowohl die Bürgerschaft als auch die eigenen Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellend.“

Zielbild für das digitale Rathaus der Zukunft

Der Gemeindetagspräsident erwartet zum Umsetzen von Zielbild und Strategie eine abgestimmte Unterstützung von Bund und Land sowie der technischen Partner Komm.ONE und BitBW. „Um gemeinsam zur zukunftsfähigen Verwaltung zu kommen und das Zielbild des digitalen Rathauses zu erreichen, benötigen die Kommunen starke und leistungsfähige Kooperations- und Umsetzungspartner“, so Jäger.

Das Zielbild für das ‚digitale Rathaus‘, das gemeinsam mit Praktikern und Experten aus den Kommunalverwaltungen, dem zuständigen Fachausschuss sowie Präsidium und Landesvorstand des Gemeindetags entwickelt wurde, beinhaltet u.a. medienbruchfreie Arbeitsprozesse (papierarme Verwaltung), gut ausgestattete Arbeitsplätze mit mobilen Endgeräten, Ende-zu-Ende digitalisierte, bürgerfreundliche Onlinedienste, einen einfacheren Datenaustausch zwischen den Verwaltungen und die Schaffung einer neuen, offenen Fehlerkultur.

Maßnahmen und Forderungen für eine erfolgreiche Verwaltungsdigitalisierung

Hierzu sind im eigenen Tempo (Umsetzungsfrequenz und -reichweite) in allen Verwaltungen Schritt für Schritt folgende Maßnahmen in den Fokus zu nehmen:

• Organisatorische Maßnahmen (u.a. Prozessmanagement, klare Zuständigkeiten, digitale Wissensdokumentation, Informationssicherheit)
• Basismaßnahmen (u.a. Dokumentenmanagementsystem und E-Akte, Ratsinformationssystem, Netzwerkinfrastruktur, technische Standards)
• Aufbauende Maßnahmen (u.a. ersetzendes Scannen, elektronische Workflows, elektronisches Postfach usw.)
• Ergänzende Maßnahmen (u.a. digitale Zusammenarbeit, digitale Telefonie, Wissensmanagement und interne Informationsvermittlung, Einsatz von KI)

Weiter fordert der Gemeindetag in seinem Positionspapier die folgenden für eine Strategie notwendigen Maßnahmen:

• E-Government-Vereinbarung zwischen Land und Kommunen erneuern.
• Umsetzungsstrategie für Baden-Württemberg fortschreiben.
• Einheitlich geltende Standards formulieren.
• Datenschutz vom Verhinderungs- zum Ermöglichungsinstrument entwickeln.
• Datenschutzregelungen so eng wie nötig und so offen wie möglich auslegen.
• Registermodernisierung mit noch größerer Konsequenz vorantreiben.
• Klare Finanzierungs- und Kostenübernahmevereinbarung
• Nutzung von Künstlicher Intelligenz ermöglichen
• „Sandboxes“ für Kommunen als sichere Testumgebungen ermöglichen

„Wenn alle Beteiligten gemeinsam ein Zielbild entwickeln, das kontinuierlich mit Leben gefüllt und weiterentwickelt wird, und wenn wir den Mut und die Neugier aufbringen, auch Fehler zu machen – ganz im Sinne des Prinzips ‚fail fast‘ – kann die digitale Transformation der Verwaltung in Baden-Württemberg erfolgreich gelingen. Wir sind bereit, aktiv dazu beizutragen, die Digitalisierung voranzutreiben. Es braucht dazu jedoch einen ganzheitlichen Blick und den politischen Mut, auf allen Ebenen Hemmnisse abzubauen und klare Prioritäten zu setzen“, so Gemeindetagspräsident Steffen Jäger abschließend.