KI für die öffentliche Verwaltung: Eine Pilotgemeinde zeigt, wie es geht
„Wir haben mittlerweile ein Schweizer Taschenmesser für die öffentliche Verwaltung", sagt Bürgermeister Tobias Greulich der Gemeinde Malsch im Rhein-Neckar-Kreis. Die kleine Gemeinde mit 3.500 Einwohnerinnen und Einwohnern wurde bereits vor einiger Zeit durch die Initiative des Bürgermeisters zu einer Pilotgemeinde in Sachen Digitalisierung der Verwaltung. Die Idee dahinter: Wenn eine kleine Gemeinde wie Malsch es schafft, digitaler zu werden, dann schaffen das auch alle anderen Kommunen.
Den Anstoß gab ein Treffen von Greulich mit Christian Klein, dem Vorstandsvorsitzenden des Walldorfer Softwarekonzerns SAP. Klein lebt selbst im Rhein-Neckar-Kreis – und Greulich nutzte die Gelegenheit kurzerhand: Er schrieb dem CEO einfach eine E-Mail und bot Malsch als Pilotkommune für die Digitalisierung von Kommunen an. Ein paar Tage später kam die Zusage. Aus dieser Eigeninitiative entstand schließlich ein Kooperationsprojekt zwischen SAP, Komm.ONE und der Gemeinde Malsch, das 2024 final vereinbart und vom Land Baden-Württemberg mit 50.000 Euro gefördert wurde.
Seither blicken viele Kommunen auf die IT-Entwicklungen der Gemeinde. „Ich bin der Meinung, jede Kommune, die schon unseren jetzigen Projektstand nutzen würde, würde es nicht mehr missen wollen im Alltag“, berichtet Greulich im April vom aktuellen Stand des Projekts. Auch das Regierungspräsidium Karlsruhe habe das Potenzial gegenüber ihm bei einem gemeinsamen Termin erkannt: Das Produkt biete spürbare Effizienzgewinne in jeder Abteilung – egal ob in kleinen Gemeinden oder großen Behörden, stellte es fest.
Zunächst stand in Malsch die Digitalisierung der Bauakten im Mittelpunkt. Innerhalb von nur fünf Wochen wurden alle Bauakten der Gemeinde vollständig digitalisiert – ein Prozess, der händisch mindestens eineinhalb Jahre gedauert hätte. Spezialisierte Dienstleister scannten die Akten nicht nur, sondern versahen sie auch mit Schlagworten und integrierten sie direkt in bestehende digitale Systeme. Für Greulich war das eine klare Botschaft an andere Kommunen: Die Aktendigitalisierung muss keine Mammutaufgabe sein – man muss sie einfach angehen.
Der entscheidende Mehrwert zeigte sich schnell: Die digitalisierten Bauakten ließen sich nun direkt von der KI durchsuchen und auswerten. Fragt ein Bürger etwa an, ob er eine Doppelgarage bauen darf, liefert das System anhand der Adresse sofort den richtigen Bebauungsplan und die passende Bauakte – während ein Mitarbeiter dafür erst im Archiv suchen müsste.
Der nächste Schritt: KI für alle Aufgaben in der Verwaltung
Was aber, wenn die KI nicht nur Bauakten verwalten, sondern die gesamte Verwaltung unterstützen könnte? Diese Frage stellten sich Greulich und sein IT-Partner Patrick Zajonc – und begannen, das System konsequent weiterzudenken. Zajonc hatte bereits vor der Zusammenarbeit mit Malsch Unternehmen im Kraichgau beim Einstieg in KI-Technologien begleitet. Seine Erkenntnis dabei: „Eine Firma und eine Gemeinde – das ist gar nicht so unterschiedlich." Als er durch einen Pressebericht auf Greulich aufmerksam wurde, legten beide ihre Themen übereinander – und erkannten schnell das Potenzial.
Ein Werkzeug für jeden Arbeitsplatz
Das Ergebnis ist ein KI-gestütztes System, das der Verwaltung genau jene wiederkehrenden Aufgaben abnimmt, die heute viel Zeit kosten und künftig, da es in den Verwaltungen an Personal fehlen wird, kaum noch zu bewältigen sein werden. „Wir werden uns damit abfinden müssen, in den nächsten Jahren immer weniger Personal in der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung zu haben", betont Greulich. „Da muss man mehr automatisieren, damit man von weniger Köpfen abhängig ist."
Das in Malsch nun eingesetzte System kann beispielsweise Protokolle erstellen, E-Mails beantworten, Diagramme generieren, Anträge prüfen und große Datenmengen auswerten. Technisch basiert es, wie Zajonc erklärt, auf einem sogenannten Plugin-Konzept: 85 Prozent der Funktionalität sei bereits in der Basissoftware enthalten – spezifische Anforderungen lassen sich als einzelne Plugins ergänzen. „Ich erstelle nicht ein neues Programm, beispielsweise für die Hundesteuer. Ich habe ein Tool, das mit entsprechender Aufforderung alles abbilden kann.“ Nach einer Einweisung von 15 Minuten könne bereits jeder Mitarbeitende damit arbeiten, so zeige es die Erfahrung bisher bei den Mitarbeitern in Malsch.
Spezifische Anforderungen – etwa eine Hundesteuerverwaltung, ein Reisekostentool oder ein Modul zur Haushaltsplanung – lassen sich als Plugins ergänzen, die Mitarbeitende sogar selbst konfigurieren können. Ein Kämmerer braucht dafür keine externe IT-Firma mehr, unterstreicht Greulich. Er schreibt in einfachen Worten in eine Anweisungsmaske, was das System tun soll – und die KI optimiert die Anweisung sogar noch selbst. Dies habe bei ihnen in der Praxis schon sehr geholfen: Als ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfiel und kurzfristig Aufgaben in SAP übernommen werden mussten, lud ein Kollege das SAP-Handbuch einfach in das System und ließ sich Schritt für Schritt durch den Prozess führen. Teure Schulungen waren nicht nötig.
KI in der Verwaltung: Datenschutz als Grundprinzip
Was das System von handelsüblichen KI-Tools wie ChatGPT unterscheidet, ist sein Datenschutzkonzept. Alle Daten können vollständig lokal verarbeitet werden – ohne eine einzige Verbindung ins Internet. Wer möchte, kann das System, durch ein einfaches Häkchen an einer Box, aber auch an europäische Sprachmodelle wie Mistral aus Frankreich oder die SAP Cloud anbinden. Doch selbst dabei greift eine automatische Anonymisierung: Bevor eine Anfrage nach außen geht, werden alle personenbezogenen Daten automatisch vom System ersetzt – aus „Herrn Mayer in der Musterstraße 1“ wird „Person 1 in Straße 1“, erklärt Zajonc. Eine solche Anonymisierung ist beim Einsatz von KI ohnehin gesetzlich verpflichtend. Die Gemeinde Malsch ist damit in diesem Bereich automatisch „compliant“.
Besonders viel Nachfrage aus anderen Kommunen erzeugt, laut Greulich, aktuell ein Modul zur automatischen Vollständigkeitsprüfung von Anträgen. Das System erkennt eingescannte Formulare – auch handschriftlich ausgefüllte – und prüft sie anhand definierter Kriterien automatisch. Fehlt etwa eine Rentenversicherungsnummer oder ist ein Pflichtfeld unleserlich, meldet das System dies direkt zurück und kann automatisch eine entsprechende E-Mail an den Antragsteller generieren. Daran gehe das Interesse bereits über die Kommunalebene hinaus, unterstreicht der Bürgermeister: Es gebe tatsächlich bereits Gespräche mit einer Bundesbehörde, die dieses Tool nutzen möchte.
Das System könne problemlos von anderen Kommunen übernommen werden, betont Greulich. Derzeit laufen Gespräche über die Finanzierung der abschließenden Entwicklung. Es geht dabei im Kern darum, einen vollständigen Katalog an Plugins für alle kommunalen Aufgabenfelder zu erstellen.
